Para poder hacer una buena planeación de compras es necesario, primeramente, comprender el concepto de compras, la manera en la que se compone la estrategia de compras y los mitos que circulan alrededor de esta área, que es fundamental en toda empresa.
Definición de compra
Podemos definir las compras de una empresa como:
“El proceso de localización y selección de proveedores, obtención de materia prima, componentes o artículos terminados, selección del precio y condiciones de pago, es decir, comprar es adquirir un producto por un precio en dinero, bien o mercancía.”
Cómo se compone la estrategia de compras.
Para realizar una estrategia en tu área de compras debes de tomar en cuenta:
- Las condiciones del mercado.
- Las responsabilidades de gestión y toma de decisiones.
- Las relaciones con los proveedores estratégicos.
- Un plan anual del área de compras.
- Una estructura de soporte en donde tomes en cuenta el dimensionado de recursos necesarios, los perfiles de los usuarios y el software necesario de cobertura integral.
- El control del ciclo del gasto.
Mitos y realidades alrededor de las compras
Una estrategia de compras se refiere al conjunto de reglas y protocolos que utilizan las empresas para establecer relaciones con sus proveedores.
Dentro de la estrategia de compras se esconden mitos que le restan credibilidad al momento de querer adoptarla, pero también se esconden realidades que aumentan su valor, a continuación te menciono algunas:
Mito 1.- Sólo las grandes empresas deben de tener un proceso de compras controlado.
Realidad, todo tipo de empresa Pequeña, Micro y Mediana empresa también de tener controlado su proceso de compras, de esa manera podrás aventajar a tus competidores y podrás asegurar una mayor permanencia en el mercado.
Mito 2.- No es necesario definir el ciclo de compras de una empresa.
Realidad, debes de definir cada una de las partes del ciclo de compras, desde que se identifica la falta de un producto, hasta el pago a los proveedores.
Mito 3.- Las compras se planean en base a la experiencia del dueño de la empresa o del encargado del área de compras.
Realidad, las compras se deben de hacer en base a la demanda de tus productos, para esto es necesario realizar inventarios exactos que arrojen la evidencia de la demanda de tus productos, para este proceso puedes apoyarte con sistema de control de inventarios.
Es recomendable utilizar la tecnología para generar información confiable y en el tiempo exacto para tomar decisiones asertivas en tu empresa.
Aspectos a considerar para una buena planeación de compras:
- Identificar la posición del departamento de compras dentro de la empresa, de esta manera tendrás en claro las líneas de mando en caso de alguna negociación con algún proveedor.
- Establece objetivos, funciones, actividades y reportes para cada persona dentro del departamento de compras, de esta manera tendrás un área organizada que te permitirá medir las acciones que se realizan en este departamento.
- Apóyate en la tecnología para tener información clara en tiempo y forma, esto lo puedes hacer con sistema especializados en el control de inventarios que pueden integrarse al proceso de compras de una empresa.
- Crea tu estrategia de compras de acuerdo a los objetivos a corto y largo plazo de la empresa.
- Analiza diversas opciones que puede utilizar tu empresa para las compras, tomando en cuenta el precio, volumen mínimo de compra, tiempo de entrega, tiempo de pago, etc.
- Entrega tu estrategia de compras a los mandos altos de la empresa, haciendo una mención específica en cada uno de los objetivos que se obtendrán al implementar dicha estrategia.
Hoy puedes mejorar tu proceso comercial y ahorrar tiempo al integrar cada una de las áreas involucradas en este proceso, dicho tiempo lo puedes dedicar para mejorar tu estrategia de comercialización o buscar nuevos mercados para tu negocio.
Sin duda, unos de los objetivos que debes de tener para tu negocio, es el de encontrar mejores herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo para llegar a las metas establecidas día con día.
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