En el almacén de una empresa podemos encontrar una cantidad extra de los materiales y productos que los clientes necesitan, pero ¿cómo saber cuánto tenemos y cuándo hay que resurtir algún producto en especifico?
Para solucionar dudas como esta recurrimos a los inventarios.
Los inventarios existen porque es una forma de evitar problemas de escasez y de excesos; es una relación de los elementos que tenemos en la empresa, en este caso nos referiremos a los bienes que más tarde serán vendidos.
Un control de inventario es la herramienta que nos permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados.
Una forma práctica de establecer un sistema de inventario es contabilizar cada articulo que sale del almacén y generar un punto de reorden.
Es necesario mantener un control de inventario porque muchas áreas de la empresa se involucran con el almacén y al implementar un sistema de control, regulamos la interacción de estas áreas.
Al hablar de los inventarios y de tener control en ellos es una tema donde los tamaños de las empresas no importan. No hay empresa muy grande ni muy chica a la que le interese tener demasiada existencia de un producto, ni presentar faltantes de mercancía cuando los clientes la soliciten.
Los inventarios presentan una característica curiosa, si tenemos mucha cantidad de productos o materiales es como si tuviéramos dinero detenido, ya que la inversión al hacer la compra de los productos no ha sido retornada. Pero si no tenemos suficientes productos o materia y nuestros clientes la solicitan, quedaremos mal ante ellos.
Para evitar que esto nos suceda a nosotros es altamente recomendable tener un control de inventario personalizado a las necesidades de nuestra empresa y nuestros clientes.
¿Qué es un control de inventario?
Algunos de los departamentos que más relación tienen con almacén son:
- Ventas- Necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
- Producción- Necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón de productos terminados facilita niveles de producción estables.
- Compras- Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
- Finanzas- Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antiguamiento, riesgos, etc.)
El control del inventario abarca diversos aspectos, incluidos la gestión del inventario, el registro de cantidades como de ubicación de artículos, pero también la optimización del suministro, es decir que no se les dé mal uso a los artículos existentes.
¿Cuáles son las funciones y beneficios de un sistema de control de inventarios?
- Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
- Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
- Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
- Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente
- Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía.
- Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
- Verificar la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
- Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios.
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