Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero, un ejemplo son los viajes, uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje, y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.
Cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro
Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces.
Otra consideración importante es que podrás comparar tu presupuesto, que solamente es un plan, con las ocurrencias de la realidad, y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas.
Características del presupuesto.
- Supone una idea de equilibrio contable entre ingresos y gastos. El presupuesto siempre está formalmente equilibrado: los ingresos deben cubrir los gastos.
- Supone una idea de regularidad en su confección, pues su vigencia temporal limitada obliga a su confección periódica.
- El presupuesto adopta una forma determinada, expresada contablemente en partidas de ingreso y de gastos.
- Es una previsión normativa. Obliga al Gobierno y a la Administración a cumplirlo.
Objetivos del presupuesto.
- Planear integral, sistemáticamente y financieramente todas las actividades que la entidad debe desarrollar en un período determinado.
- Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la entidad para lograr el cumplimiento de las metas previstas.
- Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la entidad en forma integral.
- Determinar los recursos financieros requeridos para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la institución y por ende los de cada área.
Presupuesto base cero.
El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización, partiendo siempre de cero.
Es decir, se elabora como si fuera la primera operación de la empresa, se evalúa, se justifica el monto y la necesidad de cada renglón del mismo. Se olvida del pasado para planear con plena conciencia el futuro.
Podemos decir entonces, que el Presupuesto base cero es el proceso de realizar un presupuesto basado únicamente en las expectativas para el año siguiente, sin referencias a los años anteriores, sin base de datos históricos.
Este proporciona información detallada sobre el dinero que se necesita para lograr los resultados deseados, enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior.
Objetivos del presupuesto base cero
- Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afecten el resultado, esperado de la organización.
- Identificar cada actividad y operación al cien por ciento, a fin de que cada gerente evalúe y analice la necesidad de cada función, así como los métodos alternativos para desempeñar esa función.
- Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su análisis y recomendaciones a la alta dirección, a fin de que las revisen y examinen al determinar las asignaciones del presupuesto.
- Identificar los paquetes de decisión y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones que se han de añadir o suprimir.